Qual é o objetivo?

O Café 22 tem basicamente duas missões:

1. Reunir amigos e conhecidos para compartilhar conhecimento em um ambiente descontraído
2. Servir de um modelo para outros poderem ver os erros e acertos em um evento desse e fazer sua própria reunião de conhecimento

Como é organizado?

O Café 22 é fácil e barato de organizar para que possamos fazê-lo acontecer frequentemente e por bastante tempo.

Temos feito os Café 22 nos playgrounds de algum dos participantes e todos colaboram com o valor suficiente para pagar o salão e comprar petiscos para o intervalo.

Criamos dois grupos no Google Goups: um para os organizadores e outro para todos que já participaram de um Café 22.

O comitê organizador é formado por 8 pessoas que colaboram ativamente na organização de cada edição e tomam as principais decisões como divisão de tarefas, detalhes técnicos, compra dos petiscos,  regras gerais, dia e local.

O grupo geral é para enviar a data, local e outras informações sobre a próxima edição.

Além disso, naturalmente, todos estão livres para dar sugestões e se oferecer para ajudar nas atividades relacionadas ao Café 22, como editar vídeos, fazer compras etc.

Qual é a periodicidade?

Estamos tentando ao máximo organizar as edições do Café 22 a cada 6 semanas. Os avisos têm sido mandados com 3 semanas de antecedência no máximo. Os resumos devem ser submetidos com duas semanas de antecedência para dar tempo de votar e avisar aos falantes com uma semana de antecedência. Ou seja:

– Data do evento: a cada 6 semanas
– Começo das inscrições: no máximo 3 semanas antes do evento
– Fim da submissão de resumos: 2 semanas antes do evento
– Aviso aos falantes: 1 semana antes do evento

As inscrições, se houver vagas, vão até o dia anterior do evento, mas não abuse!

Como ser convidado?

O objetivo é manter um grupo descontraído e pequeno, mas sempre com uma boa circulação de pessoas diferentes a cada edição para promover a integração de novas pessoas e reduzir a formação de panelinhas. Por isso, todos que já foram a pelo menos uma edição do evento podem chamar alguém.

Trocando em miúdos:

• Cada pessoa que já participou de um Café 22 pode ir nas edições seguintes e chamar duas pessoas.
• Os convites são encerrados quando chegarmos a 60 confirmados. Por isso, é muito importante que você nos avise com antecedência se não vai poder ir ao evento, para podermos chamar mais pessoas.
• Notamos que tem um grupo de cerca de 10 pessoas que sempre vão, os demais vão circulando naturalmente e por isso não há problema em cada um chamar duas pessoas. Mesmo assim, nos reservamos o direito de fazer ajustes nesse número em outras edições.

Na terceira edição do Café decidimos abrir uma ficha de cadastro para quem gostaria de participar mesmo não conhecendo ninguém. O convite será feito por algum participante que decida chamar alguém novo ou cujos amigos não possam ir na próxima edição. Ainda vamos ver se isso dá certo. 🙂

A escolha das apresentações

Todos que irão à próxima edição podem submeter um tema com uma breve descrição de até 420 caracteres (três tuites).

O comitê organizador e os inscritos que submeteram falas  votam nas que mais querem ouvir e as seis mais votadas são as escolhidas. A votação não é aberta a todos os participantes para manter o efeito surpresa (os temas não são divulgados de antemão) e para privilegiar quem está mandando resumos, como num sistema de peer review.

Quem se apresentou em uma edição não pode se apresentar nas 3 seguintes.

As apresentações

Cada apresentação deve ter no máximo 15 minutos.

São feitas três apresentações seguidas sem perguntas e vamos para o coffee break de meia hora durante o qual as pessoas podem conversar sobre as três apresentações que acabam de assistir ou interagir já que sempre há pessoas novas a conhecer.

Optamos por não abrir tempo para perguntas durante as apresentações principalmente por duas razões: estimular comentários online (Twitter, blogs etc.) e porque notamos que as perguntas quebram o ritmo das apresentações seguintes.

Depois do coffee break são feitas as outras três apresentações e vamos todos para um #botecamp que cumpre uma função similar à do coffee break, mas sem hora para terminar.

Gravação e publicação das apresentações

As três primeiras edições foram gravadas com uma máquina fotográfica Samsung IT100, mas notamos que, apesar do resultado ser aceitável o som fica muito sofrível e a partir da quarta edição usaremos uma filmadora e microfone sem fio cedidos por um apoiador.

Publicamos nossos vídeos no Videolog pela possibilidade de ultrapassar os 10 minutos de duração, pela velocidade de carregamento e por ser um serviço nacional que investe em geração de conteúdo de qualidade.

Não editamos as apresentações mantendo-as em seu estado natural para manter online a mesma espontaneidade que acontece no evento. No futuro pretendemos no máximo acrescentar o logo e o nome e Twitter ou blog do falante.